会议对企业的重要性

 

融智会场喜爱研究会议管理系统，如今也取得了不错的成绩，帮助很多中小企业圆满的完成了各种会议和活动，会议对于企业者来说是拓展商业范围的重要途径。所以会议是企业进行集体决策和重要事项部署时必不可少的手段。但是举行一个会议涉及到参会者是否有时间、办公室是否有空余等诸多问题。

传统的会议管理手段一般是通过邮件沟通开会的时间地点，这种方法在小规模公司往往可以见效。但是在中大型公司，由于开会人员和会议室数量都很多，邮件沟通的方式无法有效管理会议室和参会者。因此，在中大型公司，往往会出现会议室无人使用而有会议需求的人没有会议室使用，或者参会者同时面对多个会议分身乏术的情况。鉴于此，会议管理系统开始出现。

企业可以通过新型会议管理系统查询会议室和参会者是否已经有会议安排，从而充分利用空闲会议室，同时也避免了会议室和参会者会议时间冲突的情况发生。企业发布会议后，会议管理系统会自动给参会者发送会议提醒。在开会过程中，会议管理系统还可提供会议资料的观看和下载、投票、会议记录等服务。

会前提醒是指会议管理系统会自动将会议的时间地点信息以电话短信等方式发送至参会者。签到服务主要针对中大型会议管理和统计参会者比较困难的情况，签到服务可以为参会者提供自助签到服务并且将签到数据导出。门禁是指当会议主办方预订了一个会议之后，会议管理系统系统会将参会者的信息导入会议室的门禁系统，在会议时间内只有参会者才可以通过门禁卡进入会议室。门禁主要针对重要会议，可以避免重要信息外泄。

对会议过程的管理可以提高会议主办方开会的效率、降低开会成本。会议资料功能是指会议主办方在会议开始之前可以将会议需要的资料上传至会议管理系统，开会时参会者可以通过移动端APP登陆会议管理系统观看和下载会议资料，甚至可以给资料上做一些批注和书签。会议资料功能可以提高会议效率、减少影印成本。投票功能是指当企业进行重要事项决策时，可以通过会议管理系统进行不记名投票，提高了投票效率。

由此可见降低会议成本，提高开会效率的根本方法就是通过会议管理系统来实现，例如会议签到系统就能够很快的提高会议效率，还节约了成本。有需求的小伙伴可以来融智会场咨询。

 

   

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